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          查看次数:1235 作者:softwan

          ISO9000与ERP培训讲义

          一、ISO9000的基本知识
          二、ERP的一些基本知识
          三、ERP如何与ISO9000结合
          四、索广ERP与ISO9000结合的实际应用:

          一、ISO9000的基本知识:
          了解一下ISO9000在大家心里的一个基本概念。ISO9000是什么?为企业带来什么?
          内部:
          ※ 为组织提高绩效提供了科学有效的管理手段,是企业系统管理的基础,是企业各项管理工作的基础;
          ※ 使组织的管理活动由被动强制行为转变为主动自愿行为,提高管理水平;
          ※ 有助于推动法律法规的贯彻执行;
          ※ 对企业产生直接或间接的经济效益;
          外部:
          ※ 为组织在社会上树立良好的品质和形象。
          ※ 有助于消除贸易壁垒,拿到了产品的国际通行证。(验厂根据ISO9000标准)


          ISO简介 
              ISO是国际标准化组织的英文缩写,其英文全称为“International Organization for tandardization”是目前国际上规模最大、最有权威性的国际组织之一。1988年中国国家技术监督局(cSBTS)作为中国在ISO中的代表。


          什么是ISO 9000族标准
              简单地说,ISO 9000族标准是ISO/TC 176(质量管理和质量保证技术委员会)制定的所有国际标准。
              随着全球经济一体化和市场化的发展,国际贸易需要遵循世界一致的标准。大量的组织需要向更广泛的范围证实自己的能力以获取信任,同时也需要管理体系模式以提高管理效率和效益。在世界呼唤统一质量管理标准的时候,1979年,国际标准化组织组建了ISO/TC 176质量管理和质量保证技术委员会,并责成其负责制定世界通用的质量管理和质量保证标准。于1987年正式发布了国际通用ISO 9000系列标准。
              ISO 9000族标准为世界范围的各种类型和规模的组织规定了质量管理体系(QMS)术语、原则、原理、要求和指南,以满足各种类型和规模的组织对证实其能力和增进顾客满意所需的要求。到2000年底为止,ISO/TC 176共发布了三个版本的ISO 9000族标准,国际学术界通常按照ISO9000族标准发布的时间将它们称为1987版、1994版和2000版。 

             
          ISO 9000族标准的发展
              到2000年底为止,ISO/TC 176共发布了三个版本的ISO 9000族标准,国际学术界通常按照ISO9000族标准发布的时间将它们称为1987版、1994版和2000版。
              1979年,国际标准化组织组建了ISO/TC 176质量管理和质量保证技术委员会,并责成其负责制定世界通用的质量管理和质量保证标准。
              1987年,正式发布了国际通用ISO 9000系列标准。
              1994年,根据《2000年展望》提出的目标,ISO/TC 176组织专家对1987版]列标准实施了第一阶段的修改,即有限修改。
              在广泛征求标准相关各方应用意见和建议后,2000年12月15日,ISO正式发布了2000版ISO 9000族标准。2000版ISO 9000族标准与1994版标准(ISO9001标准(证实企业设计和生产合格产品的过程控制能力)包含20项体系要素;ISO9002标准(证实企业生产合格产品的过程控制能力)包含19项体系要素,比ISO9001标准少“4.4设计控制”;ISO9003(证实企业对成品实施检验或试验的能力)标准包含16项体系要素,比ISO9001少“4.4设计控制”、“4.6采购”、“4.9过程控制”、“4.19服务”四项要素,且有10项体系要素的内容比ISO9001标准要求要少,仅有6项体系要素与ISO9001标准内容完全相同。
              ISO9001标准“4质量体系要求”包括的20项体系要素是:4.1管理职责、4.2质量体系、4.3合同评审、4.4设计控制、4.5文件与资料控制、4.6采购、4.7顾客提供产品的控制、4.8产品标识和可追溯性、4.9过程控制、4.10检验和试验、4.11检验、测量和试验设备的控制、4.12检验和试验状态、4.13不合格品的控制、4.14纠正和预防措施、4.15搬运、贮存、包装、防护和交付、4.16质量记录的控制、4.17内部质量审核、4.18培训、4.19服务、4.20统计技术。)相比,其信息论、控制论和系统论科学思想与方法更加突出;其理论基础更加明确;其对各种类型和规模的组织适用性更强;标准结构和逻辑更符合人们的认识规律.
              本标准鼓励在建立、实施质量管理体系以及改进其有效性时采用过程方法,通过满足顾客要求,增强顾客满意。
              为使组织有效运作,必须识别和管理众多相互关联的活动。
              通过使用资源和管理,将输入转化为输出的活动可视为过程。通常,一个过程的输出直接形成下一个过程的输入。
              组织内诸过程的系统的应用,连同这些过程的识别和相互作用及其管理,可称之为“过程方法”。
              过程方法的优点是对诸过程的系统中单个过程之间的联系以及过程的组合和相互作用进行连续的控制。
              过程方法在质量管理体系中应用时,强调以下方面的重要性:
              a)理解并满足要求;
              b)需要从增值的角度考虑过程;
              c)获得过程业绩和有效性的结果;
              d)基于客观的测量,持续改进过程。
              下图所反映的是以过程为基础的质量管理体系模式其存在的过程联系。这种展示反映了在规定输入要求时,顾客起着重要作用。对顾客满意的监视要求对顾客是否已满足其要求的感受的信息进行评价。该模式虽覆盖了本标准的所有要求,但却未详细地反映各过程。

          ISO 9000族标准的应用状况
              ISO 9000族标准既渗透了当代先进的科学管理思想信息论、控制论和系统论,又借鉴了发达国家先进管理经验。它既是基本要求,又具有一定的先进性。因此ISO 9000族标准对世界范围所有国家,无论是发达国家、发展中国家还是落后国家,都具有强大的感召力
          标准的主要内容
          标准的章节。国家标准9001:2000质量管理体系要求(章节目录)共有8章,24节,38小节。
          1、范围  1.1总则   1.2应用
          2、引用标准
          3、术语和定义
          4、质量管理体系

              4.1总要求  4.2文件要求  4.2.1总则  4.2.2质量手册  4.2.3文件控制   4.2.4记录控制
          5、管理职责 
              5.1管理承诺  5.2以顾客为关注焦点  5.3质量方针  5.4策划  5.4.1质量目标  5.4.2质量管理体系策划  5.5职责、权限与沟通  5.5.1职责与权限  5.5.2管理者代表 5.5.3内部沟通  5.6管理评审  5.6.1总则  5.6.2评审输入  5.6.3评审输出
          6、资源管理 
              6.1资源提供  6.2人力资源  6.2.1总则  6.2.2能力意识和培训  6.3基础设施  6.4工作环境
          7、产品实现 
              7.1产品实现的策划  7.2与顾客有关的过程  7.2.1与产品有关的要求的确定  7.2.2与产品有关的要求的评审  7.2.3顾客沟通  7.3设计和开发  7.3.1设计和开发策划 7.3.2设计和开发输入  7.3.3设计和开发输出  7.3.4设计和开发评审  7.3.5设计和开发验证7.3.6设计和开发确认  7.3.7设计和开发更改的控制  7.4采购  7.4.1采购过程  7.4.2采购信息  7.4.3采购产品的验证  7.5生产和服务提供  7.5.1生产和服务提供的控制  7.5.2生产和服务提供过程的确认  7.5.3标识和可追溯性  7.5.4顾客财产  7.5.5产品防护  7.6监视和测量装置的控制 
          8、测量、分析和改进 
              8.1总则  8.2监视和测量  8.2.1顾客满意  8.2.2内部审核  8.2.3过程的监视和测量  8.2.4 产品的监视和测量  8.3不合格品控制  8.4数据分析  8.5改进 8.5.1持续改进  8.5.2纠正措施  8.5.3预防措施 
              2000版标准,字数不多,是世界各国管理专家们用高度精练的术语写成,可谓微言大义,具有极强的普适性。


          标准主要内容的归纳
          ⑴  一个关注
              以顾客为关注焦点
          ⑵  二层目标、两个沟通、二项措施
              质量目标需分解、落实,有组织的总质量目标,也应有部门的分质量目标;
              内部沟通与顾客沟通;
              纠正措施与预防措施。
          ⑶三个核心标准、三方审核
              三个核心标准
              质量管理体系标准分成三个核心标准:
              ISO9000质量管理体系 基础和术语;
              ISO9001质量管理体系 要求;
              ISO9004质量管理体系 业绩改进指南。
              三方审核
              第一方审核(内审)企业自审;
              第二方审核(外审)需方对供方的审核;
              第三方审核(外审)质量认证的审核。   
          ⑷四大过程、四个阶段、四个问题
              四大过程:管理职责、资源管理、产品实现、测量分析和改进。
              四个阶段
              P D C A循环即策划、实施、检查、处置。
              评价体系过程应提出四个基本问题(IS09000)
              ①过程是否识别并规定?
              ②职责是否分配?
              ③程序是否实施和保持?   
              ④过程结果是否有效?
          ⑸五大块内容
              编制手册要覆盖IS09001五大块内容,即质量管理体系、管理职责、资源管理、产品实现、测量分析和改进。
          ⑹六个必须的程序文件
              ①4.2.3文件控制
              ②4.2.4记录控制
              ③8.2.2内部审核
              ④8.3不合格品控制
              ⑤8.5.2纠正措施
              ⑥8.5.3预防措施


          ⑹六个必须的程序文件
              ①4.2.3文件控制
              ②4.2.4记录控制
              ③8.2.2内部审核
              ④8.3不合格品控制
              ⑤8.5.2纠正措施
              ⑥8.5.3预防措施


          八项质量管理原则 
              八项质量管理原则是在总结质量管理实践经验的基础上,用高度概括的语言所表述的最基本、最通用的一般规律,是组织做好质量管理工作必须遵循的准则。遵循八项质量管理原则是制定2000版的基本指导思想,在标准条款中有充分的体现。
          1、以顾客为关注焦点 
              对于任何组织,都必须重视顾客工作,组织应理解顾客当前的和未来的需求,满足顾客要求并争取超过顾客期望,对于学校来说,顾客就是学生和家长。顾客是每一个组织存在的基础,组织应该把顾客要求放在第一位。组织应调查研究顾客的需求和期望,并把它转化为质量要求,采取有效措施使其实现。这个指导思想不仅领导要明确,还要在全体职工中贯彻。
          2 、领导作用
              领导即最高管理者具有决策和领导一个组织的关键作用。为营造一个良好的环境,最高管理者应建立质量方针和质量目标,确保关注顾客需求,确保建立一个有效的质量管理体系,确保充分的资源,并随时将组织运行的结果与目标比较,根据情况决定实现质量方针和质量目标的措施,决定持续改进的措施。
          3 、全员参与
              组织的质量管理不仅需要最高管理者的正确领导,还有赖于全员的参与,还要激发他们的积极性和责任感。
          4 、过程方法
              将相关的资源和活动作为过程进行管理,可以更高效的得到期望的结果。在应用于质量管理体系时,9001标准建立了一个模式。此模式把管理职责、资源管理、产品实现、测量分析和改进作为体系的四大主要过程,描述其相互关系,并以顾客要求为输入,提供顾客的产品为输出,通过信息反馈来测定顾客的满意度,评价质量管理的业绩。
          5 、管理的系统方法
              产品的质量是掌握顾客的需要、确定技术规范、以及产品实现等众多过程结果的综合反映,并且这些过程又是相互关联和相互作用的,每个过程又都会在不同程度上影响着产品质量。如何对各个过程系统地实施控制,确保组织的预定目标的实现,就需要建立质量管理体系,利用体系管理的方法,系统地实施各个过程的控制才能有效地提高产品质量。
          6 、持续改进
              持续改进是组织的永恒的目标,改进永无止境。持续改进应包括:了解现状、建立目标寻找、评价和实施解决办法,测量验证和分析结果,把更改纳入文件等活动。
          7、 基于事实的决策方法
              以事实为依据做决策,可防止决策失误。 运用数据统计分析,来做出科学决策。
          8 、与供方互利的关系

          建立体系文件
          体系文件分为三级文件:
          第一级文件——《质量手册》;
          第二级文件——《程序文件》;
          第三级文件——内部文件(管理制度、岗位职责、作业指导书等各类工作文件)和外部文件(客户文件、国家和

          地方有关法律法规、标准等)。
          第四级文件——记录等
          质量管理手册
              质量管理手册是质量体系的最高层次文件,其中规定了企业的质量方针、质量目标,明确了企业的系统机构设置、各部门的职责、权限和相互关系,规定了对质量体系过程及其有效性的内部沟通方式,描述了企业的主要过程的控制方法和原则以及实施记录的控制。
          程序文件
              程序文件:就质量管理体系某项要求,通过程序文件对完成活动的方法和步骤作业规定,结合实际工作需要以及ISO9001:2000标准的要求,制定了质量管理体系程序文件、工作文件和质量记录
           二、ERP一些基本知识:
              ERP(Enterprise Resource Planning),即企业资源计划
          它着眼在不断发展的信息技术条件下,如何拓展传统的企业管理方式MRP(Manufactory Resource Planing)II (制造资源计划第II代)。
              MRPII是制造资源计划的简称,这种管理思想最初是美国IBM公司在研究装配型产品的生产与库存管理问题基础之上创立的,后来得到企业界的普遍认可,在制造业得到广泛应用。
              MRPII的发展经历了以下阶段:
            作为一种库存定货计划-MRP,即物料需求计划阶段(Material requirements planning),也称作基本MRPII 阶段。
            作为一种生产计划与控制系统 -- 闭环MRPII阶段。
            作为一种企业生产管理信息系统 - MRPII阶段。

              MRPII是在产品结构的基础上,运用网络计划原理,根据产品结构各层次物料的从属和数量关系,以每一个物料为计划对象,以完工日期为时间基准倒排计划,按提前期长短区别各个物料下达计划时间的先后顺序。
              MRPII可以回答4个问题,这就是:要生产什么;要用到什么;已经有了什么;还缺什么,什么时候下达计划。
              MRPII作为一种库存定货计划,只说明了需求的优先顺序,没有说明是否有可能实现,它是MRPII发展的初级阶段,也是MRPII的基本核心。
              闭环MRPII在MRPII的基础上增加了能力计划和执行计划的功能,构成一个完整的计划和控制系统,从而把需要与可能结合起来。但是,闭环MRPII还没有说清楚执行计划后给企业带来什么效益;这种效益又是否实现了企业的总体目标。这就要求企业的财务会计系统能同步从生产系统中获得资金信息,随时控制和指导生产经营活动,使之符合企业的整体战略目标。
              MRPII实现了物流和资金流的集成,形成了一个完整的生产经营信息系统。它主要完成企业的计划管理、采购管理、库存管理、生产管理、成本管理等功能,MRPII可以在周密的计划下有效平衡企业的各种资源,控制库存资金占用,缩短生产周期,降低生产成本。
           随着MRPII系统的普遍应用,以及市场竞争的日趋激烈,一些企业开始感觉到传统的MRPII软件所包含的功能已不能满足企业全范围的管理信息系统,ERP理论应运而生。
              ERP对传统的MRPII系统来讲是一次大的飞跃。它扩展了管理信息集成的范围,除财务、仓库和生产管理以外,还集成了企业的其他管理功能,如销售管理、人力资源、质量管理等多种功能,并支持国际互联网(Internet)、企业内部网(Intranet) 和外部网(Extranet)、电子商务(E- Business)等等。
              ERP不仅着眼与供应链上各个环节的信息管理,而且还能满足同时具有多种生产类型企业的需要,扩大了软件的应用范围。
          一般包括以下模块:
             
          销售管理
              生产计划管理
              采购管理
              质量管理
              仓库管理
              财务管理
             人事管理
          也就基本上涵盖了电器产品生产型企业现在的几个基本部门的管理,所以在实际中ERP与ISO9000存在着相辅相成的关系。


          三、ERP如何与ISO9000结合:
              ERP管理技术与软件引入我国已有十几年的时间了,在不同层次上实施ERP的企业估计有十几万家,然而这些企业的应用效果又如何呢?有的企业运用的效果很好,有的只停留在单项业务中应用,还有相当一部分企业处于停顿或瘫痪状态,造成这种状况的原因是很多的,在这里不一一剖析,但是,从大多数运用得比较好的企业来看,有一个共同点,就是在认真做好需求分析的基础上都极其重视ISO9000标准的贯彻和认证工作,通过认证强化了质量管理和质量体系,理顺了管理关系,清除了实施ERP的障碍,净化了ERP软件顺利实施的环境。所以管理不好的企业ERP实施成功难度大,而管理不好一般是没有把ISO9000标准贯彻好。
              如果把贯彻ISO9000标准和实施ERP分开来做,势必会造成各种资源上的冲突,由于实施ERP的关键在于系统地使用,需要公司各个相关部门的共同努力,在某种程度上取决于各部门之间的协调配合,如果没有配套工作的支撑,孤立地去实施ERP就会影响系统的运作甚至根本无法运作,轻则会出现技术"孤岛",重则会造成系统瘫痪。从目前企业的现状来看,要使ERP软件顺利实施,要使ISO9000标准在认证验收后能够继续巩固和深化,有必要将这两种有着基本一致管理程序、基本一致运行方式的项目结合起来,相互约束,相互支撑,配套实施,既合理调配了时间和资源,又能收到事半功倍的理想效果。
              一)、ERP软件与ISO9000标准的共同点
              1.对管理工作规范要求的一致性,流程上的一致性
              ISO9000标准在贯彻实施中应按标准要求形成程序化的文件,完善质量体系,健全技术标准,规范工作标准,明确业务工作干什么?怎么干?先干哪些,后干哪些都作了很细致的规定和要求;在评审过程中对照程序文件的规定检查审核执行情况,看其是否按规定去做,作出评价意见,再落实不符合项的预防和纠正措施,防止出现重复性问题;ERP管理技术及软件在实施时要求企业的基础管理工作要扎实,有明确的管理职能,职责清晰,交叉职能分工明确,与ERP的各管理模块相对应,各种数据和信息的流转程序不得随意变动,各种数据和信息的录入需要按ERP软件操作规范去做,(ERP软件操作规范和设备操作规程是同样的道理)做到信息准确,及时畅通,与ISO 9000程序文件规定的管理要求一致,两项工作相互支撑,正好是"软硬"件互补,ISO 9000标准是基础管理工作,属于"软件"范畴,纵然它有合理的制度、严格的程序,在执行过程中难免会发生"走样"甚至"回潮"现象,导致影响工作质量和产品质量,影响成本和销售。然而ERP系统却是"硬"要求,因为它必须毫不含糊地按照事先设定的界面要求操作,那些不规范的做法会遭到系统的断然拒绝如果很快被发现,就能尽早纠正,因此要求ERP的实施要与贯彻ISO 9000标准相结合,用程序文件来明确职责和规范程序,理顺数据流程,制约不规范的做法以确保软件系统的安全,再用ERP通过计算机固化工作顺序和数据信息流程,二者"软硬"互补,殊途同归,所以说这两项工作对企业管理的要求是一致的,它们既是管理的基本规范,又是先进管理技术的结晶。
              2.对物料管理要求的统一性
              ERP与贯彻ISO9000标准要求从原材料外购件的采购到成品出厂的全过程都必须进行计划、控制。
              为了降低成本,ERP不但对本企业的生产经营过程实施计划和控制,而且还将供应商视为自己的外加工工厂,通过采购计划和合同与供应商建立稳定的双方受益的关系,对供应商的供货和生产能力、品质保证能力进行评价(交货及时率、送检合格率等),促进其不断改进,从而使得物料供应的量、质等都能满足要求,同时对采购进行分析,以选择供应商达到降低成本的目的。
              为确保质量体系的有效运行,在ISO9000标准的贯彻实施中对采购供应是作为一项重点“要素”来规范的,要求对分供方(即供应商)的产品质量、交货期、价格、技术与管理基础、生产能力、检验等进行评价,确定供应商的控制类型和程度,建立稳定的双方受益关系,促进其不断改进,从而使供应商产品的量、质等都能满足要求,同时不断收集供应商的产品在本企业生产过程中的意见,做好记录,以证实供应商能力和业绩。并要求供应商在生产制造过程中必须严格执行程序文件和生产计划,严格执行工艺标准,控制生产过程的物料流转,纠正不规范的作业,达到稳定质量降低成本的目的。所以说ERP和ISO9000标准对企业物料管理要求的统一性,是现代管理技术的体现。
              二)、ERP怎样与贯彻ISO9000标准配套实施
              人们通常把实施ERP和贯彻认证ISO9000标准称之为“一把手工程”,这就是说企业的主要领导,对这两项工作的重要性和艰巨性要有足够的认识,做到自始至终地关心和支持,是这两项工作取得成功的前提。除去落实班子、计划和资金是必不可少的条件以外,具体怎样配套实施大致应把握住以下几个方面:
              1.两项工作的培训应结合进行
              这两项工作的培训应贯穿实施的全过程,在ERP方面计算机基础知识的培训是必要的,还要重视ERP软件知识的学习,抓好软件中生产、财务、系统等项基本课程的教育;在ISO9000标准方面有系统的贯标知识和编制程序文件的培训等,这两种培训,应将各自的业务骨干安排进去合并进行。注意在组织培训时不要以为这是计算机业务的培训,就选派有关计算机专业方面的人才参加,反之单纯地组织有关管理人员学习贯标知识,同样不行,这样就会导致ERP的实施与各业务管理脱节。这与开发管理软件一样,先要“建模”,要把某项专业管理的全过程用计算机能理解的方式,系统地描绘出来,这是计算机专业人才单方面做不到的事,因此必须把专业管理骨干与计算机人才共同组织起来一并参加学习,一并组织实施,相互了解互有侧重,不但学习到专业管理内容和软、硬件知识而且还吸收了ERP软件所蕴含的全新的管理思想。
              2.结合软件要求组织程序文件及相关软件操作规范的编制
              通过两项工作的系统培训和学习,接受了软件的新的管理思想和新的观念,在明确企业各部门管理职能的基础上,组织企业质量体系三个层次文件的编写工作,其中最为关键的是程序文件的编制,它详细地规定了企业各项具体管理工作的程序,这就是所谓保持工作流的畅通,才能促使物流、资金流和信息流在供应链上的合理流转并形成闭环,达到增值的目的。而当前ERP软件的正如前面所述和ISO9000标准管理规范工作一致,人机界面清晰,使用比较方便,只需要掌握一定专业知识的人才即可胜任,因此在编程序文件时把计算机的专业人才和有关管理人员结合起来共同编制,把静态数据整理、动态业务的规范和物料编号(配件编码、成品编码等一并纳入到体系中)等编码工作与贯标要求结合起来,一并参加程序文件的编制和试运行,再通过ERP的小范围试运行从中发现问题,逐步收集整理提供在二次开发中完善,这样就不会形成"两张皮",并在实施中得到巩固。
              3.两项工作配套实施在深化应用中巩固、完善
              当ERP初步集成,ISO9000认证工作通过验收获得证书以后,企业的现代化管理是否就实现了?信息化就已达到了?这种想法或说法都是不对的,企业的管理工作是长期的、复杂的,还存在许多问题,ERP的应用发展也是不平衡的,信息集成还存在着许多薄弱环节,在ISO9000认证通过后只能说明质量管理工作才完成了初期阶段的任务,基础管理还有许多不足,企业的管理模式和体制建设还要进一步调整和改革,还未能完全满足实际应用的需要,许多ERP应用单位的教训告诉我们,在ERP初步集成的时候切不可停止,要抓紧总结深化,不断完善才能巩固。由于系统软件在运行中还需要经过一定时间的“磨合”,一方面使企业的人和管理适应软件要求,另一方面是软件的某些程序要适应企业的生产经营状况,需要进行二次开发和修改,值得提醒的是在二次开发和修改软件时,不能片面地强调要软件适应实际,用“削足适履”的方法磨灭软件的先进性,去迁就落后的管理。同样,ISO9000认证获得证书后也面临着旧观念、旧习惯的挑战,那些陋习在管理工作中顽强地表现出来,这就是我们前面所讲的不可避免地会出现走样甚至是“回潮”。
              一般公司都是在引入了ISO9000的情况下再导入ERP,那么如何实现ERP与ISO9000体系的融合呢?在5.4.2质量管理体系策划的要求:“最高管理者应确保在对质量管理体系的变更进行策划和实施时,保持质量管理体系的完整性”最高管理者在引入ERP时,就需要考虑这个问题。那么责成管理者代表及ERP管理负责人确定结合方案。有了好的策划就是成功的一半。如何来策划质量管理体系呢?也就是说引入ERP那么ISO9000哪些动作要做才会出现好的结果?
              我们可以结合质量管理体系的总要求具体地来研究一下:
          1、 识别质量管理体系所需要的过程及其在组织中的应用(需要做什么事):明确ERP的各个过程及在组织中的应用,在程序文件中相应体现;
          2、 确定这些过程的顺序和相互作用(做事有先后,先做什么,后做什么):ERP管理系统中最明确的就是流程管理,程序化管理,所需要的就是体系文件(对应程序文件)如何描述与ERP系统相一致;
          3、 确定为确保这些过程的有效运行和控制所需的准则和方法(做事要有规范、有方法):为确保ERP有效运行需要明确制定ERP操作作业指导书;
          4、 确保可以获得必要的资源和信息,以支持这些过程的运行和对这些过程的监视(做事所必须的工具或者说条件要有准备):ERP运行所必须的硬件条件服务器、电脑、网络等,必备的人员,及所必须的培训等等;
          5、 监视、测量和分析这些过程(做事要看结果):ERP运行得怎么样,到底是好是坏,需要监督,有必要适当做一份考核标准,相关人员用得如何,及ERP软件是否运行稳定。
          6、 实施必要的措施,以实现对这些过程策划的结果和对这些过程的持续改进(做事要总结提高):根据监控ERP的运行情况,分析存在的问题,找出改进点,采取相应的措施,达到持续改进:相关的操作方法是否需要调整,相应的作业指导文件是否需要更改,ERP软件功能是否需要更完善(软件功能的完善提出,索广公司有一份二次开发申请表)。
              从以上总要求可以看出这是从一个ISO9000体系总要求这样一个系统的角度考虑了如何确保ERP有效实施的内容。ISO9000是管理的基础,是ERP管理成功的基础,我们从中不难看出。
          (插入说明一下:关于为什么要纳入质量管理体系文件中的问题,也即作为受控文件?受控文件有哪些要求?受控文件又能避免哪些问题?
              关于质量管理体系中关于文件控制的要求:
              “4.2.3文件控制
              质量管理体系所要求的文件应予以控制。记录是一种特殊类型的文件,应依据4.2.4的要求进行控制。
              应编制形成文件的程序,以规定以下方面所需的控制:
              a) 文件发布前得到批准,以确保文件是充分与适宜的;
              b) 必要时对文件进行评审与更新,并再次批准;
              c) 确保文件的更改和现行修订状态得到识别;
              d) 确保在使用处可获得适用文件的有关版本;
              e) 确保文件保持清晰、易于识别;
              f) 确保外来文件得到识别,并控制其分发;
              g) 防止作废文件的非预期使用,若因任何原因而保留作废文件时,对这些文件进行适当的标识。”
              具体来说就是企业必须编制一个具体的关于文件控制的程序来确定以上要求得到满足:文件控制的程序必须明确规定不同类型的文件的审批程序,明确审批职责,明确要定期对文件进行评审更新,并确保文件的有效性,避免作废文件的非预期使用。
              有了文件首先避免由于人员流动而带来企业的知识财富的流失的问题;而有了有效的文件控制,则避免了错误信息的不正当使用,从而避免差错,避免损失。
          如编码文件控制:如果没有有效的编码规则文件控制,人员流动了,后面接上来的编码规则就有可能会变动;或者编码规则文件没有及时更新而造成编码不一致等问题。)
              以上也是在ERP导入的策划阶段所需要做的工作。但过来培训的企业,包括大部分既通过ISO9000体系又上了ERP的企业现在都没有对两者之间做很好的融合处理。比如皇冠公司也没有去做,但已经在朝这个方向去做。包括来做审核的认证公司(比如说现代公司过来审核有没有提出来),或者说客户第二方审核在这个方面上也都是没有严格的要求,可以说是比较空白的地方。在将来,我相信ISO9000体系会对ERP融入到其中去提出更高的要求。那么对于现在既通过ISO9000体系又上了ERP的企业现在该如何做来达到两者之间的融合呢?
              解决方法是:
              在应用ERP的不断深入的同时借助ISO 9000质量管理体系认证已有的培训和实践,使ERP的各个工作流程和数据形成ISO 9000的程序文件、作业指导书或记录的一部分(ERP中用体系要求的表格编号,不作强制要求,在后面详述如何具体操作),纳入到相应的约束和控制之中,将企业ISO 9000质量管理体系中可以由计算机完成的过程和活动嫁接到ERP系统中,并将ERP各个模块的报表输出格式统一为ISO 9000要求的质量记录,形成一个在一定范围和层次上互相渗透的有机整体,促进ERP的深入应用,也同时使ISO9000质量管理体系更加完整、完善。

          的应用效果又如何呢?有的企业运用的效果很好,有的只停留在单项业务中应用,还有相当一部分企业处于停顿或瘫痪状态,造成这种状况的原因是很多的,在这里不一一剖析,但是,从大多数运用得比较好的企业来看,有一个共同点,就是在认真做好需求分析的基础上都极其重视ISO9000标准的贯彻和认证工作,通过认证强化了质量管理和质量体系,理顺了管理关系,清除了实施ERP的障碍,净化了ERP软件顺利实施的环境。所以管理不好的企业ERP实施成功难度大,而管理不好一般是没有把ISO9000标准贯彻好。
              如果把贯彻ISO9000标准和实施ERP分开来做,势必会造成各种资源上的冲突,由于实施ERP的关键在于系统地使用,需要公司各个相关部门的共同努力,在某种程度上取决于各部门之间的协调配合,如果没有配套工作的支撑,孤立地去实施ERP就会影响系统的运作甚至根本无法运作,轻则会出现技术"孤岛",重则会造成系统瘫痪。从目前企业的现状来看,要使ERP软件顺利实施,要使ISO9000标准在认证验收后能够继续巩固和深化,有必要将这两种有着基本一致管理程序、基本一致运行方式的项目结合起来,相互约束,相互支撑,配套实施,既合理调配了时间和资源,又能收到事半功倍的理想效果。
              一)、ERP软件与ISO9000标准的共同点
              1.对管理工作规范要求的一致性,流程上的一致性
              ISO9000标准在贯彻实施中应按标准要求形成程序化的文件,完善质量体系,健全技术标准,规范工作标准,明确业务工作干什么?怎么干?先干哪些,后干哪些都作了很细致的规定和要求;在评审过程中对照程序文件的规定检查审核执行情况,看其是否按规定去做,作出评价意见,再落实不符合项的预防和纠正措施,防止出现重复性问题;ERP管理技术及软件在实施时要求企业的基础管理工作要扎实,有明确的管理职能,职责清晰,交叉职能分工明确,与ERP的各管理模块相对应,各种数据和信息的流转程序不得随意变动,各种数据和信息的录入需要按ERP软件操作规范去做,(ERP软件操作规范和设备操作规程是同样的道理)做到信息准确,及时畅通,与ISO 9000程序文件规定的管理要求一致,两项工作相互支撑,正好是"软硬"件互补,ISO 9000标准是基础管理工作,属于"软件"范畴,纵然它有合理的制度、严格的程序,在执行过程中难免会发生"走样"甚至"回潮"现象,导致影响工作质量和产品质量,影响成本和销售。然而ERP系统却是"硬"要求,因为它必须毫不含糊地按照事先设定的界面要求操作,那些不规范的做法会遭到系统的断然拒绝如果很快被发现,就能尽早纠正,因此要求ERP的实施要与贯彻ISO 9000标准相结合,用程序文件来明确职责和规范程序,理顺数据流程,制约不规范的做法以确保软件系统的安全,再用ERP通过计算机固化工作顺序和数据信息流程,二者"软硬"互补,殊途同归,所以说这两项工作对企业管理的要求是一致的,它们既是管理的基本规范,又是先进管理技术的结晶。
              2.对物料管理要求的统一性
              ERP与贯彻ISO9000标准要求从原材料外购件的采购到成品出厂的全过程都必须进行计划、控制。
              为了降低成本,ERP不但对本企业的生产经营过程实施计划和控制,而且还将供应商视为自己的外加工工厂,通过采购计划和合同与供应商建立稳定的双方受益的关系,对供应商的供货和生产能力、品质保证能力进行评价(交货及时率、送检合格率等),促进其不断改进,从而使得物料供应的量、质等都能满足要求,同时对采购进行分析,以选择供应商达到降低成本的目的。
              为确保质量体系的有效运行,在ISO9000标准的贯彻实施中对采购供应是作为一项重点“要素”来规范的,要求对分供方(即供应商)的产品质量、交货期、价格、技术与管理基础、生产能力、检验等进行评价,确定供应商的控制类型和程度,建立稳定的双方受益关系,促进其不断改进,从而使供应商产品的量、质等都能满足要求,同时不断收集供应商的产品在本企业生产过程中的意见,做好记录,以证实供应商能力和业绩。并要求供应商在生产制造过程中必须严格执行程序文件和生产计划,严格执行工艺标准,控制生产过程的物料流转,纠正不规范的作业,达到稳定质量降低成本的目的。所以说ERP和ISO9000标准对企业物料管理要求的统一性,是现代管理技术的体现。
              二)、ERP怎样与贯彻ISO9000标准配套实施
              人们通常把实施ERP和贯彻认证ISO9000标准称之为“一把手工程”,这就是说企业的主要领导,对这两项工作的重要性和艰巨性要有足够的认识,做到自始至终地关心和支持,是这两项工作取得成功的前提。除去落实班子、计划和资金是必不可少的条件以外,具体怎样配套实施大致应把握住以下几个方面:
              1.两项工作的培训应结合进行
              这两项工作的培训应贯穿实施的全过程,在ERP方面计算机基础知识的培训是必要的,还要重视ERP软件知识的学习,抓好软件中生产、财务、系统等项基本课程的教育;在ISO9000标准方面有系统的贯标知识和编制程序文件的培训等,这两种培训,应将各自的业务骨干安排进去合并进行。注意在组织培训时不要以为这是计算机业务的培训,就选派有关计算机专业方面的人才参加,反之单纯地组织有关管理人员学习贯标知识,同样不行,这样就会导致ERP的实施与各业务管理脱节。这与开发管理软件一样,先要“建模”,要把某项专业管理的全过程用计算机能理解的方式,系统地描绘出来,这是计算机专业人才单方面做不到的事,因此必须把专业管理骨干与计算机人才共同组织起来一并参加学习,一并组织实施,相互了解互有侧重,不但学习到专业管理内容和软、硬件知识而且还吸收了ERP软件所蕴含的全新的管理思想。
              2.结合软件要求组织程序文件及相关软件操作规范的编制
              通过两项工作的系统培训和学习,接受了软件的新的管理思想和新的观念,在明确企业各部门管理职能的基础上,组织企业质量体系三个层次文件的编写工作,其中最为关键的是程序文件的编制,它详细地规定了企业各项具体管理工作的程序,这就是所谓保持工作流的畅通,才能促使物流、资金流和信息流在供应链上的合理流转并形成闭环,达到增值的目的。而当前ERP软件的正如前面所述和ISO9000标准管理规范工作一致,人机界面清晰,使用比较方便,只需要掌握一定专业知识的人才即可胜任,因此在编程序文件时把计算机的专业人才和有关管理人员结合起来共同编制,把静态数据整理、动态业务的规范和物料编号(配件编码、成品编码等一并纳入到体系中)等编码工作与贯标要求结合起来,一并参加程序文件的编制和试运行,再通过ERP的小范围试运行从中发现问题,逐步收集整理提供在二次开发中完善,这样就不会形成"两张皮",并在实施中得到巩固。
              3.两项工作配套实施在深化应用中巩固、完善
              当ERP初步集成,ISO9000认证工作通过验收获得证书以后,企业的现代化管理是否就实现了?信息化就已达到了?这种想法或说法都是不对的,企业的管理工作是长期的、复杂的,还存在许多问题,ERP的应用发展也是不平衡的,信息集成还存在着许多薄弱环节,在ISO9000认证通过后只能说明质量管理工作才完成了初期阶段的任务,基础管理还有许多不足,企业的管理模式和体制建设还要进一步调整和改革,还未能完全满足实际应用的需要,许多ERP应用单位的教训告诉我们,在ERP初步集成的时候切不可停止,要抓紧总结深化,不断完善才能巩固。由于系统软件在运行中还需要经过一定时间的“磨合”,一方面使企业的人和管理适应软件要求,另一方面是软件的某些程序要适应企业的生产经营状况,需要进行二次开发和修改,值得提醒的是在二次开发和修改软件时,不能片面地强调要软件适应实际,用“削足适履”的方法磨灭软件的先进性,去迁就落后的管理。同样,ISO9000认证获得证书后也面临着旧观念、旧习惯的挑战,那些陋习在管理工作中顽强地表现出来,这就是我们前面所讲的不可避免地会出现走样甚至是“回潮”。
              一般公司都是在引入了ISO9000的情况下再导入ERP,那么如何实现ERP与ISO9000体系的融合呢?在5.4.2质量管理体系策划的要求:“最高管理者应确保在对质量管理体系的变更进行策划和实施时,保持质量管理体系的完整性”最高管理者在引入ERP时,就需要考虑这个问题。那么责成管理者代表及ERP管理负责人确定结合方案。有了好的策划就是成功的一半。如何来策划质量管理体系呢?也就是说引入ERP那么ISO9000哪些动作要做才会出现好的结果?
              我们可以结合质量管理体系的总要求具体地来研究一下:
          1、 识别质量管理体系所需要的过程及其在组织中的应用(需要做什么事):明确ERP的各个过程及在组织中的应用,在程序文件中相应体现;
          2、 确定这些过程的顺序和相互作用(做事有先后,先做什么,后做什么):ERP管理系统中最明确的就是流程管理,程序化管理,所需要的就是体系文件(对应程序文件)如何描述与ERP系统相一致;
          3、 确定为确保这些过程的有效运行和控制所需的准则和方法(做事要有规范、有方法):为确保ERP有效运行需要明确制定ERP操作作业指导书;
          4、 确保可以获得必要的资源和信息,以支持这些过程的运行和对这些过程的监视(做事所必须的工具或者说条件要有准备):ERP运行所必须的硬件条件服务器、电脑、网络等,必备的人员,及所必须的培训等等;
          5、 监视、测量和分析这些过程(做事要看结果):ERP运行得怎么样,到底是好是坏,需要监督,有必要适当做一份考核标准,相关人员用得如何,及ERP软件是否运行稳定。
          6、 实施必要的措施,以实现对这些过程策划的结果和对这些过程的持续改进(做事要总结提高):根据监控ERP的运行情况,分析存在的问题,找出改进点,采取相应的措施,达到持续改进:相关的操作方法是否需要调整,相应的作业指导文件是否需要更改,ERP软件功能是否需要更完善(软件功能的完善提出,索广公司有一份二次开发申请表)。
              从以上总要求可以看出这是从一个ISO9000体系总要求这样一个系统的角度考虑了如何确保ERP有效实施的内容。ISO9000是管理的基础,是ERP管理成功的基础,我们从中不难看出。
          (插入说明一下:关于为什么要纳入质量管理体系文件中的问题,也即作为受控文件?受控文件有哪些要求?受控文件又能避免哪些问题?
              关于质量管理体系中关于文件控制的要求:
              “4.2.3文件控制
              质量管理体系所要求的文件应予以控制。记录是一种特殊类型的文件,应依据4.2.4的要求进行控制。
              应编制形成文件的程序,以规定以下方面所需的控制:
              a) 文件发布前得到批准,以确保文件是充分与适宜的;
              b) 必要时对文件进行评审与更新,并再次批准;
              c) 确保文件的更改和现行修订状态得到识别;
              d) 确保在使用处可获得适用文件的有关版本;
              e) 确保文件保持清晰、易于识别;
              f) 确保外来文件得到识别,并控制其分发;
              g) 防止作废文件的非预期使用,若因任何原因而保留作废文件时,对这些文件进行适当的标识。”
              具体来说就是企业必须编制一个具体的关于文件控制的程序来确定以上要求得到满足:文件控制的程序必须明确规定不同类型的文件的审批程序,明确审批职责,明确要定期对文件进行评审更新,并确保文件的有效性,避免作废文件的非预期使用。
              有了文件首先避免由于人员流动而带来企业的知识财富的流失的问题;而有了有效的文件控制,则避免了错误信息的不正当使用,从而避免差错,避免损失。
          如编码文件控制:如果没有有效的编码规则文件控制,人员流动了,后面接上来的编码规则就有可能会变动;或者编码规则文件没有及时更新而造成编码不一致等问题。)
              以上也是在ERP导入的策划阶段所需要做的工作。但过来培训的企业,包括大部分既通过ISO9000体系又上了ERP的企业现在都没有对两者之间做很好的融合处理。比如皇冠公司也没有去做,但已经在朝这个方向去做。包括来做审核的认证公司(比如说现代公司过来审核有没有提出来),或者说客户第二方审核在这个方面上也都是没有严格的要求,可以说是比较空白的地方。在将来,我相信ISO9000体系会对ERP融入到其中去提出更高的要求。那么对于现在既通过ISO9000体系又上了ERP的企业现在该如何做来达到两者之间的融合呢?
              解决方法是:
              在应用ERP的不断深入的同时借助ISO 9000质量管理体系认证已有的培训和实践,使ERP的各个工作流程和数据形成ISO 9000的程序文件、作业指导书或记录的一部分(ERP中用体系要求的表格编号,不作强制要求,在后面详述如何具体操作),纳入到相应的约束和控制之中,将企业ISO 9000质量管理体系中可以由计算机完成的过程和活动嫁接到ERP系统中,并将ERP各个模块的报表输出格式统一为ISO 9000要求的质量记录,形成一个在一定范围和层次上互相渗透的有机整体,促进ERP的深入应用,也同时使ISO9000质量管理体系更加完整、完善。


          四、索广ERP与ISO9000结合的实际应用:
          1、关于ERP作业指导书的几点意见:
              ERP软件的操作方法做为作业指导书三级文件。仅仅是ERP系统自带的帮助文件还是不够的,还要根据企业自身的特点来另外编写一套作业指导书,作业指导书也要体现一些企业需要注意的问题(比如发货单要求的填写规范,哪些内容必须填,哪些内容可以不填)。为什么人员流动了,ERP运行就出现问题了,也说明一个问题贯彻ISO9000体系出现问题。ISO9000体系中4.2文件要求中明确规定:“组织为确保其过程的有效策划、运行和控制所需的文件”; 有了作业指导书就不怕人员流动,一个新人来了只要看看作业指导书就会了(作业指导书要写得容易懂,比较完整),作业指导书的目的也就达到了。也就不会存在反复培训的问题,这才是问题解决的根本办法。而且作业指导书也是根据软件的升级在适当的时候进行更新。
          2、如何在ERP系统中实现ISO9000体系中涉及的相关表格的表单号与ERP系统中的保持一致的操作讲解。
          3、ERP管理系统中的质量管理系统的讲解,对应GB2828-03标准。
          4、其他一些具体内容:
              1)、7.2.2:“组织应评审与产品有关的要求”,“评审结果及评审所引起的措施的记录应予以保持”,这里可以对应ERP管理系统中的合同评审功能;“若产品要求发生变更,组织应确保相关文件得到修改,并确保相关人员知道已变更的要求”,这里对应的是ERP管理系统中的合同变更通知单的处理。
              这里讲一下合同变更通知单的使用问题:常见的情况是一些企业没有好好利用合同变更通知单的功能,或者说没有用起来。我可以把归纳为四种情况:一是ISO9000体系中的操作流程要求、ERP中的操作流程、实际的操作流程均不一致,这是最差的情况,文件管文件的,我做我的,ERP我没去做(这需要去总结,去达到一致);二是ISO9000体系中操作流程要求和实际的操作流程一致,但和ERP中的操作流程不一致(这主要的可能是ERP没有贯彻好,是体系落后需要调整,还是需要ERP流程不符需要调整符合实际运行);三是ERP和实际的操作流程一致,而和ISO9000体系的流程要求不一致(ERP是贯彻好了,但质量管理体系没有及时调整过来,需要更改体系文件);最好的结果就是ISO9000流程要求、ERP的操作流程和实际的操作流程三者统一,有效运行。
              总结无非一句话:ISO9000流程要求、ERP的操作流程和实际的操作流程三者统一,有效运行
              合同变更通知单在作业指导书上需要明确:1、首先是销售人员下发合同变更通知单,指定合同变更通知回复人员,指定人员并予以及时签收,对于不是电子签收的要确定哪些是手工签收的,并安排手工发放并签收;2、销售人员在原生产任务通知单上更改,并“下发最新技术要求(已转的)”,这样确保各站点人员随时打印都是最新的最后确定的准确的技术要求。
              2)、生产计划中的配料问题:配料配错的问题如何解决。第一是确定一份标准配料表(经审批,新产品第一次做必须有这个程序,这一点也需要考虑写到体系文件中),可以让相关人员对照去配。第二是安排人员审核,配料后打印出来审核后方可存采购计划表。以上两点也建议需要写到体系文件的作业指导书中。
              3)、采购控制主要体现在合格供应商的控制中。ISO9000体系要求:“组织应根据供方按组织的要求提供产品的能力评价和选择供方”。那么在系统也可以调出合格供应商名录。而实际在采购的时候也必须根据合格供应商清单中的供应商进行采购。否则也无法进行采购。那么这里ISO9000相关体系文件也必须明确可以列入到ERP系统中的合格供应商名录的程序(经审批合格的供应商由指定人员录入到ERP系统中,并且供应商对应所可用的配件也同时录入)。
              4)编码规范也需要纳入到质量管理体系文件中,严格按照文件控制程序要求编写编码规范及及时作好更新,确保有效的编码规则文件的使用,一定程度上解决编码混乱、编重复、编错的问题。

           

           

           

           

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